Lista dokumentów, która pamięta za Ciebie.
W biurze projektowym do każdej sprawy trzeba zebrać kilkanaście dokumentów: wniosek, oświadczenia, mapę, opisy, rysunki. Wystarczy, że zabraknie jednego, i urząd odsyła cały komplet. W MIRR raz ustawiasz zestaw zadań dla każdej kolumny tablicy, a gdy karta sprawy trafia do kolumny, zadania pojawiają się w niej same, z terminami i przypomnieniem. Listę pamięta aplikacja, a nie jedna osoba w biurze. Tak samo przyda się każdej firmie, która przy każdym zleceniu powtarza te same kroki.
Zobacz, jak to wygląda
Film pokazuje całą drogę: usługi, zestaw zadań w kolumnie, kartę, która dostaje zadania, sekcję Zadania i agenta. Nagrany na koncie pokazowym, na przykładzie biura projektowego.
Krok po kroku
Kroki 1 do 4 robisz raz, przy ustawianiu firmy. Kroki 5 do 7 to codzienna praca na sprawach.
Dodaj usługi, czyli rodzaje zleceń
Usługa to rodzaj zlecenia, które wykonujesz. W biurze projektowym będzie to na przykład Nowy projekt, Adaptacja projektu gotowego, Legalizacja, Samodzielność lokali albo Projekt zamienny. Otwórz Ustawienia, zakładkę Usługi, wpisz nazwę i kliknij Dodaj. Każda usługa potrzebuje trochę innych dokumentów, dlatego zadania mogą od niej zależeć.
Otwórz zestaw zadań kolumny
Na tablicy kliknij trzy kropki przy nazwie kolumny i wybierz Zadania startowe. Otworzy się ekran zestawu tej kolumny. Po lewej masz wszystkie kolumny tablicy z liczbą zadań w zestawie, więc między kolumnami przechodzisz jednym kliknięciem, także do kolumn końcowych, jak Zakończone.
Wpisz zadania zestawu
Każde zadanie ma tytuł, krótką podpowiedź i opcjonalnie termin w dniach. Podpowiedź to miejsce na wiedzę, którą dziś ktoś trzyma w głowie: „Podpisują wszyscy współwłaściciele”, „U geodety trwa kilka tygodni, zamówić od razu”. Pod spodem zaznaczasz usługi, których zadanie dotyczy. Na końcu listy jest pusty formularz i przycisk Dodaj zadanie do zestawu, a strzałkami ustawiasz kolejność.
Ułóż w kolumnach cały proces
Zestaw każdej kolumny opisuje, co trzeba zrobić na tym etapie. W kolumnie na start wpisz dokumenty, które trzeba zebrać od klienta. W kolejnej listę do wniosku. W kolumnie urzędu jedno zadanie z terminem, na przykład Decyzja starosty za 65 dni, bo tyle ma urząd na wydanie pozwolenia. Przykładowy zestaw dla biura projektowego znajdziesz niżej.
Wybierz usługę i przenieś kartę
Na górze karty projektu, obok statusu, jest pole Usługa. Wybierz z listy rodzaj zlecenia, na przykład Nowy projekt. Teraz przenieś kartę do następnej kolumny, przeciągając ją na tablicy albo zmieniając status na karcie. Zadania z zestawu tej kolumny, które pasują do usługi, pojawią się same. Zadania zakładają się też, gdy tworzysz kartę od razu w kolumnie i gdy zmieniasz usługę.
Odhaczaj zadania na karcie projektu
Sekcja Zadania stoi na samej górze karty. U góry widzisz, ile jest otwartych i ile wszystkich. Zadania są pogrupowane według kolumny, z której przyszły, a pod tytułem widać podpowiedź. Termin na czerwono znaczy, że minął, na żółto, że zostały najwyżej trzy dni, a dzwonek, że przyjdzie przypomnienie. Zrobione odhaczasz kliknięciem w kwadrat. Trafiają do zwiniętej listy Zrobione, skąd jednym kliknięciem cofniesz odhaczenie. Własne zadanie dopiszesz polem Dodaj zadanie na dole sekcji.
Sprawdzaj tablicę i pytaj agenta
Na tablicy każda karta pokazuje usługę i pasek z liczbą zrobionych zadań w obecnej kolumnie, na przykład „1 z 5 zadań”. Gdy któreś zadanie jest po terminie albo termin wypada w ciągu trzech dni, zobaczysz je od razu na karcie. Kliknij Rozmawiaj z agentem i zapytaj, na przykład: „Czego brakuje do wniosku? Pokaż otwarte zadania w sprawie Dom jednorodzinny, Zielonka”. Agent wypisze otwarte zadania z terminami i powie, z której kolumny przyszły.
Przykładowy zestaw dla biura projektowego
Punkt wyjścia do skopiowania i poprawienia pod siebie. Nazwy kolumn ustawiasz sam, tu przykładowy układ.
Na start: dokumenty od klienta
Pełnomocnictwo od inwestora. Mapa do celów projektowych (zamówić od razu, termin 3 dni). Plan miejscowy albo decyzja o warunkach zabudowy (termin 7 dni). Warunki przyłączenia mediów. Przy adaptacji: projekt gotowy z licencją i opis zmian, które chce klient. Przy legalizacji: kiedy zakończono budowę, bo od tego zależy tryb.
Projekt budowlany
Projekt zagospodarowania działki: strona tytułowa, opis według schematu, rysunek na mapie do celów projektowych z tabelką. Projekt architektoniczno-budowlany: strona tytułowa, spis treści, opis, rysunki do druku. Charakterystyka ekologiczna. Informacja BIOZ. Czy potrzebna opinia o warunkach gruntowych.
Kompletowanie wniosku
Oświadczenie projektanta. Oświadczenie o możliwości podłączenia do sieci ciepłowniczej. Spis zawartości i załączniki. Oświadczenie PB-5 o prawie do dysponowania nieruchomością (termin 3 dni). Wniosek o pozwolenie na budowę PB-1. Dowód opłaty za pełnomocnictwo. Sprawdzenie formalne przez drugą osobę (termin 5 dni).
W urzędzie i braki
Decyzja starosty z terminem 65 dni (przy zgłoszeniu urząd ma 21 dni na sprzeciw, wtedy przesuń datę). W kolumnie na braki z urzędu: uzupełnić braki z terminem 7 dni i datą poprawioną według wezwania.
Po co to wszystko
Wiedza o tym, czego wymaga każda sprawa, przestaje siedzieć w jednej głowie.
- Mniej odesłanych wniosków. Lista dokumentów zakłada się sama przy każdej sprawie, więc nic nie umyka w natłoku pracy.
- Każdy w biurze wie, co dalej. Podpowiedzi przy zadaniach mówią, jak coś zrobić, a nie tylko co.
- Terminy pilnują się same. Termin z urzędu i zamówienie mapy przypomną się na Telegramie.
Nawyk na koniec: gdy urząd odeśle wniosek, bo czegoś brakowało, od razu dopisz ten dokument do zestawu kolumny. Następna sprawa będzie go już miała na liście.
Coś nie działa albo wolisz przejść przez to razem? Napisz na hej@budowalka.pl, ustawimy wszystko na wspólnej rozmowie.