Przewodnik · kaucje

Kaucja to nie dług. Pokaż to Mirr, a pasek zaległości przestanie kłamać.

Zamawiający często nie płaci całej faktury. Zatrzymuje kilka procent jako kaucję i oddaje ją po zakończeniu prac albo po okresie gwarancji. Bez wpisanej kaucji Mirr widzi niezapłaconą resztę jak zwykłą zaległość, więc Pulpit świeci na czerwono, choć nikt Ci nic nie jest winien. Wystarczy wpisać kaucję przy fakturze, z kwotą i terminem zwrotu.

film 3 minuty + 6 kroków · dla klientów Mirr

Zobacz, jak to wygląda

Film pokazuje wpisanie kaucji na fakturze i to, co zmienia się potem na Pulpicie i na liście faktur. Nagrany na koncie pokazowym.

Krok po kroku

Kaucję wpisujesz raz, przy fakturze. Resztę Mirr liczy sam: co jest po terminie, co czeka i kiedy pieniądze mają wrócić.

Otwórz sekcję Kaucje na fakturze sprzedażowej

Wejdź w fakturę na liście Przychody. W panelu po prawej, pod płatnościami, jest sekcja Kaucje. Kliknij + Dodaj kaucję, a zobaczysz dwa wiersze. Należytego wykonania to kaucja krótka, zwykle zwracana miesiąc po zakończeniu prac. Gwarancyjna to kaucja długa, zwracana po okresie gwarancji. Każda ma własną kwotę i własny termin zwrotu, bo wracają w różnym czasie.

Wpłaty idą najpierw na fakturę, potem na kaucje. Mirr zakłada, że klient płaci fakturę pomniejszoną o kaucje, a kaucje oddaje później, zaczynając od tej z najbliższym terminem zwrotu. Dlatego nie musisz niczego rozdzielać przy wpisywaniu płatności.

Wpisz kwotę albo kliknij podpowiedź

Kwotę wpiszesz ręcznie albo klikniesz jedną z podpowiedzi pod polem: 5% netto, 5% brutto albo cała reszta. Który procent wybrać, zależy od tego, jak liczy zamawiający w umowie. Podpowiedź od razu zapisuje kaucję.

„Cała reszta” odejmuje drugą kaucję. To wszystko, czego klient jeszcze nie zapłacił, pomniejszone o kaucję z drugiego wiersza. Jeśli najpierw wpiszesz kaucję należytego wykonania, a potem klikniesz „cała reszta” przy gwarancyjnej, obie razem dadzą dokładnie niezapłaconą kwotę.

Ustaw termin zwrotu i zapisz

Termin zwrotu wpisujesz Ty, bo tylko Ty znasz datę odbioru i długość gwarancji. Potem klikasz Zapisz. Faktura dostaje znacznik Kaucja zamiast Przeterminowana, a w kafelku Pozostało pojawia się dopisek, ile z niezapłaconej kwoty to kaucje.

Kaucja bez terminu nigdy nie jest po terminie. Jeśli daty zwrotu jeszcze nie znasz, zostaw pole puste i uzupełnij je, gdy będzie odbiór. Pamiętaj tylko, że wtedy Mirr nie przypomni Ci o zwrocie, bo nie wie, kiedy ma nastąpić.

app.mirr.pl — faktura sprzedażowa, sekcja Kaucje

Faktura sprzedażowa w Mirr ze znacznikiem Kaucja w pasku u góry, kafelkiem Pozostało z dopiskiem w tym kaucje i sekcją Kaucje w panelu po prawej: puste pole kaucji należytego wykonania i kaucja gwarancyjna z terminem zwrotu 30.09.2028

Sprawdź Pulpit i linię Kaucje do odzyskania

Na Pulpicie faktura znika z karty Przeterminowane należności. Pasek wieku faktur pokazuje teraz tylko to, co klienci naprawdę zalegają. Kaucje nie znikają jednak z oczu: pod sekcją Wymaga uwagi jest linia Kaucje do odzyskania z sumą i najbliższym terminem zwrotu. Kliknięcie w nią otwiera listę faktur z kaucją.

„Pozostało” na fakturze dalej obejmuje kaucje. To wciąż Twoje pieniądze, więc kwota do zapłaty się nie zmienia. Zmienia się tylko to, co Mirr uznaje za zaległe. Kalendarz przepływu pieniędzy na ekranie Finanse pokazuje kaucję jako wpływ w tygodniu zwrotu.

app.mirr.pl — pulpit, linia Kaucje do odzyskania

Pulpit Mirr: sekcja Wymaga uwagi z przeterminowanymi należnościami i zobowiązaniami, pod kartami linia Kaucje do odzyskania z sumą i najbliższym terminem zwrotu

Pilnuj terminów na liście kaucji i zapisz zwrot jako płatność

Na liście Przychody filtr Kaucje pokazuje wszystkie faktury z kaucją, zaczynając od najbliższego zwrotu. Gdy termin minie, a pieniądze nie wrócą, faktura sama wraca do Przeterminowanych, z wiekiem liczonym od dnia zwrotu. To znak, że czas zadzwonić do zamawiającego. Gdy kaucja wróci, zapisz ją jak zwykłą płatność na tej fakturze. Niczego więcej nie trzeba odznaczać.

Lista pokazuje tylko faktury zatwierdzone. Faktura, która czeka w Weryfikacji, nie pojawi się pod filtrem Kaucje, choć na Pulpicie jej kaucja już się liczy. Zatwierdź ją, żeby widzieć komplet.

Starsze faktury uzupełnij w rozmowie z agentem

Masz wiele starszych faktur z kaucjami? Nie musisz klikać każdej po kolei. Kliknij Rozmawiaj z agentem i napisz na przykład: „na fakturach od tego zamawiającego reszta to kaucja gwarancyjna do końca 2027”. Agent ustawi ją na każdej z nich i powie, co zrobił. Rodzaj kaucji i termin zwrotu podajesz Ty, agent ich nie zgaduje.

app.mirr.pl — lista przychodów z filtrem Kaucje

Lista faktur sprzedażowych w Mirr z włączonym filtrem Kaucje: jedna faktura z oznaczeniem Kaucja, obok liczniki Przeterminowane i pozostałych filtrów

Po co to wszystko

Kaucja to kilka procent każdej faktury, ale przy kilkunastu budowach rocznie robią się z tego duże pieniądze.

Zaległości pokazują prawdziwe długi. Czerwony pasek na Pulpicie to znowu lista telefonów do klientów, którzy naprawdę zalegają, a nie do tych, którzy trzymają kaucję zgodnie z umową.
Żadna kaucja nie przepada. Po terminie zwrotu sama wraca do zaległości, więc nie musisz pamiętać, komu i kiedy ją oddano.
Wiesz, kiedy wpłyną pieniądze. Kaucje stoją w kalendarzu przepływu w tygodniu zwrotu, a nie gdzieś w przeszłości.

Nawyk na koniec: gdy zamawiający zatrzyma kaucję, wpisz ją od razu przy fakturze. Raz w miesiącu zajrzyj do filtra Kaucje.

app.mirr.pl — faktura z kaucją

Faktura sprzedażowa w Mirr z sekcją Kaucje w panelu po prawej

Coś nie działa albo wolisz przejść przez to razem? Napisz na hej@budowalka.pl, ustawimy wszystko na wspólnej rozmowie.